Digitalisierung von Geschäftsprozessen im Rechnungswesen

Greulich, StephanStudium der Betriebswirtschaftslehre mit Schwerpunkt Steuerrecht und Rechnungswesen in Nürnberg und Köln. Bei DATEV verantwortet er den Bereich Produktstrategie und Anforderungsmanagement für das Geschäftsfeld Rechnungswesen. Dazu ist er ehrenamtlich u. a. als Vorstandsvorsitzender der ECM-Compliance-Initiative im Bitkom sowie als Leiter des Competence Centers Geschäftsprozesse und Compliance im Forum elektronischer Rechnung Deutschland (FeRD) tätig.Riepolt, Dr. JohannesDr. Johannes Riepolt studierte in Bayreuth und Nürnberg Betriebswirtschaftslehre mit den Schwerpunkten Steuern und Prüfungswesen. Nach seinem Studium war er Mitarbeiter der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Rödl & Partner und am Lehrstuhl für Betriebswirtschaftslehre, insb. Steuerlehre der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg tätig.Von 2010 bis 2020 war er hauptberuflich bei der DATEV eG für Themen des Rechnungswesens und der Besteuerung zuständig. Seit Juli 2020 ist er in einer mittelständischen Unternehmens- und Steuerberatungskanzlei sowie als Dozent und Autor im Bereich Rechnungswesen und Besteuerung tätig.

Begriffe wie ZUGFeRD, Ersetzendes Scannen, GoBD, elektronische Rechnung oder Cloud sind in aller Munde und ebnen den Weg für den Sprung in eine digitale Zukunft. Seitens des Gesetzgebers sind die rechtlichen Voraussetzungen hierfür bereits geschaffen. Auch technologisch sind die digitalen Prozesse längst umsetzbar.Der Umstieg auf das papierlose Büro führt zu steigender Produktivität, sinkenden Kosten und kürzeren Reaktionszeiten (z. B. bei Lieferanten- und Kundenanfragen).Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass in einem Unternehmen die bestehenden Arbeitsabläufe hinterfragt und - falls erforderlich - bestehende Prozesse auch verändert sowie althergebrachte Gewohnheiten abgelegt werden. Wichtig für den Umstieg sind ein realistischer Zeitplan und die Einbindung der Mitarbeiter des Unternehmens.Zur 3. Auflage wurde das Fachbuch komplett an die neue Rechtslage angepasst. Die Aktualisierung betrifft unter anderem die Archivierung und die EÜR-Taxonomie. Insbesondere wurden die Neuerungen der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) vom 28.11.2019 eingearbeitet. Durch die fortschreitende Digitalisierung waren hier Anpassungen erforderlich.Zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen werden insbesondere kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) derzeit zahlreiche Förderprogramme gewährt. Diese umfassen in der Regel Beratungsleistungen und Umsetzungsmaßnahmen im Rahmen der digitalen Transformation. Hierzu zählen beispielsweise das Förderprogramm "go-digital" des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie sowie die Förderprogramme der Bundesländer.Für Detailfragen, auch zu den Einsatzmöglichkeiten der DATEV-Lösungen und der Beantragung von Fördermitteln, ist immer der Steuerberater der richtige Ansprechpartner.

1 Einführung2 Grundlagen des Rechnungswesens im Unternehmen2.1 Vorbemerkung2.2 Funktionen, Adressaten und Bestandteile des betrieblichen Rechnungswesens2.2.1 Funktionen des betrieblichen Rechnungswesens2.2.2 Adressaten des betrieblichen Rechnungswesens2.2.3 Bestandteile des betrieblichen Rechnungswesens2.3 Rechtsgrundlage zu den Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten2.3.1 Handelsrechtliche Buchführungspflicht2.3.2 Steuerrechtliche Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten2.3.2.1 Vorbemerkung2.4 Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung im digitalen Zeitalter2.4.1 Allgemeine Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung2.4.2 GoBD: Buchführung im digitalen Zeitalter3 Digitale Buchführung3.1 Vorbemerkung3.2 Vorteile einer digitalen Buchführung3.3 Auslagerung der Buchführung3.3.1 Vorbemerkung3.3.2 Buchführung im Ausland3.3.3 Buchführung in der Cloud3.4 Unterstützung durch DATEV4 Belegwesen im digitalen Zeitalter4.1 Vorbemerkung4.2 Geordnete Belegablage4.3 Rechtliche Rahmenbedingungen zum allgemeinen Rechnungsaustausch4.4 Rechnungsaustausch im digitalen Zeitalter4.4.1 Vorbemerkung4.4.2 Die E-Rechnung im Allgemeinen4.4.3 Elektronischer Rechnungsaustausch im Format ZUGFeRD4.4.4 Die elektronische Rechnung in der öffentlichen Verwaltung4.4.5 Überblick über den Bearbeitungsprozess und Vorteile der E-Rechnung5 Digitale Kassenführung5.1 Vorbemerkung5.2 Anforderungen an eine digitale Kassenführung5.3 Kassen-Taxonomie5.3.1 Erstellung, Pflege und Grundsätze5.3.2 Bestandteile der Kassen-Taxonomie5.3.3 Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K)5.4 Kassen-Nachschau5.5 Verfahrensdokumentation über ordnungsmäßige Kassenführung6 Datenübermittlung und elektronische Kommunikation6.1 Vorbemerkung6.2 Überblick über die wichtigsten Anwendungsbereiche der Elektronischen Steuererklärung (E-Steuern)6.3 Vorausgefüllte Steuererklärung (VaSt)6.3.1 Vorbemerkung6.3.2 Kritikpunkte6.3.3 Einbindung der Vollmachtsdatenbank6.4 Elektronische Kommunikation mit der Finanzverwaltung6.4.1 Veranlagungs- und Prüfungsverfahren6.4.2 Einspruchsverfahren6.5 XBRL als Standard zur Datenübermittlung6.5.1 Grundlagen zu XBRL6.5.2 Grundaufbau eines XBRL-Datensatzes6.5.3 Bestehende XBRL-Taxonomien6.5.4 XBRL zur Kommunikation zwischen Unternehmen und Finanzverwaltung (E-Bilanz)6.5.5 XBRL zur Kommunikation zwischen Unternehmen und Banken6.5.6 XBRL im Rahmen der Offenlegung von Jahresabschlüssen6.5.7 XBRL bei Anwendung der Einnahmen-Überschussrechnung7 Digitale Archivierung von steuerrelevanten Unterlagen7.1 Vorbemerkung7.2 Rechtliche Aspekte zur Archivierung7.3 Anforderung an die digitale Archivierung7.4 Digitalisierung von Buchungsbelegen7.4.1 Vorbemerkung7.4.2 Ersetzendes bildliches Erfassen von Buchungsbelegen8 Digitale Betriebsprüfung8.1 Vorbemerkung8.2 Zielgruppen der Finanzverwaltung8.3 Mitwirkungspflichten des Steuerpflichtigen und deren Durchsetzung8.4 Digitale Betriebsprüfung: Datenzugriffsrechte der Finanzverwaltung8.4.1 Unmittelbarer Datenzugriff (Z1)8.4.2 Mittelbarer Datenzugriff (Z2)8.4.3 Datenträgerüberlassung (Z3)8.5 Organisatorische Hinweise zur Vorbereitung kommender digitaler Betriebsprüfungen8.6 Sonderfälle bei digitalen Betriebsprüfungen8.6.1 Umgang mit verschlüsselten und signierten Unterlagen8.6.2 Systemwechsel und Datenmigration9 Anhang9.1 Darstellung der Bestandteile des Jahresabschlusses nach den gesetzlichen Gliederungsschemata9.1.1 Bilanz9.2 Vorgehensweise zur Einführung des ersetzenden bildlichen Erfassens von BuchungsbelegenLiteraturverzeichnis