Prozessmodellierung in der öffentlichen Verwaltung

In optimierten Verwaltungsverfahren liegen hohe - und vielfach nicht gehobene - Potenziale, sowohl hinsichtlich der Dauer von Bearbei-tungen bei Antragsverfahren als auch unter Kostenaspekten und mit Blick auf einen effizienten Einsatz von Ressourcen und damit öffent-lichen Finanzen. Die zunehmende Finanznot der öffentlichen Hand in Land und Kommunen fordert im Weiteren einen ressourcenscho-nenden Einsatz von immer knapper werdenden Haushaltsmitteln. Ein vielversprechender Ansatz liegt in einer verbesserten - und letzt-lich kostenminimalen - Abwicklung der unternehmens- und bürger-bezogenen Verwaltungsprozesse in der öffentlichen Verwaltung. Zwar ist der Markt voll von Vorschlägen zur Modellierung und Dar-stellung von Prozessen, gleichwohl liegt hier auch die Gestaltungs-lücke in Praxis und Wissenschaft. Denn belastbare Untersuchungen zur Nutzung von Prozessmodellen in der öffentlichen Verwaltung fehlen bzw. sind nicht leicht genug in die Praxis der öffentlichen Verwaltung zu übertragen. Damit stehen diese Ergebnisse letztlich den Behörden in der Verwaltung nicht effizient zur Verfügung. Vorgestellt wird in diesem Werk die Modellierung mit der oEPK-Methode und der bflow-Toolbox, einer Modellierungsmethode, die sich besonders in der öffentlichen Verwaltung bewährt hat. Das bflow-Modellierungstool ist ein Open-Source-Werk-zeug und kosten-los für öffentliche Verwaltungen nutzbar. Ziel des vorliegenden Bu-ches ist es, mit den dargestellten Inhalten und Arbeitshilfen einen substanziellen Beitrag zur Effizienzsteigerung in der öffentlichen Verwaltung - und darüber hinaus - zu leisten, sofern dort Verwal-tungsprozesse dargestellt, verstanden und verbessert werden sol-len. Diese Erkenntnisse können zudem direkt in Lehre und For-schung Eingang finden.Der Verfasser, Forschungsdirektor an der Hessischen Hochschule für Polizei und Verwaltung sowie Professor für Betriebswirtschafts-lehre und Volkswirtschaftslehre im Fachbereich Verwaltung, wünscht allen Leserinnen und Lesern einen echten Mehrwert durch dieses Buch und freut sich über Anregungen und Hinweise, die das Arbei-ten mit diesem Werk verbessern helfen.

1 Potenziale grafischer Prozessdarstellungen 1.1 Ausgangslage in der öffentlichen Verwaltung 1.2 Zielsetzungen dieses Buches 2 Einführung in die Prozessmodellierung 2.1 Vorbereitende Arbeiten 2.1.1 Das "richtige" Modellierungstool 2.1.2 Modellierungstool auswählen und installieren 2.1.3 Exkurs: Auswahl der Modellierungsmethode 2.1.4 Exkurs: Auswahl des Modellierungswerkzeuges 2.2 Die ersten Schritte zur Modellerstellung 2.2.1 Grundlagen der oEPK-Modellierungssprache 2.2.2 Projekte und Modelle anlegen 2.2.3 Beispielmodell verstehen und modellieren 2.2.4 Modelle speichern und wieder öffnen 3 Verwaltungsprozesse grafisch darstellen 3.1 Vorbereitungen 3.2 Ein komplexes Verwaltungsmodell selbst erstellen 3.3 Verwaltungsmodelle layouten und ausdrucken 4 Prozessverbesserungen finden & heben 4.1 Prozessanalyse besser als Schwachstellenanalyse 4.2 Basiskonzept zur Prozessanalyse 4.3 Verbesserungspotenziale kommunizieren 5 Handlungsempfehlungen zur Umsetzung 5.1 Migrationspfade und Checklisten für die Praxis 5.2 Prozessmodellverständnis in der Verwaltung 6 Zusammenfassung und Ausblick 7 Literaturverzeichnis