Office 2019

Robert Klaßen ist Trainer und Autor zahlreicher Fachbücher. Als Personal-Trainer gibt er sein Wissen in Fachkunde- und Kreativ-Seminaren weiter und ist Dozent an unterschiedlichen Bildungseinrichtungen. Er hat das Talent, auch schwierige Inhalte prägnant und leicht verständlich zu vermitteln.

Mit vielen Schritt-für-Schritt-Anleitungen und farbigen Abbildungen

Muss es denn gleich so viel sein? ... 35




Teil I Microsoft Office 2019 kennenlernen ... 37



1. Für jeden die richtige Edition ... 39


1.1 ... Die Unterschiede zwischen den Editionen ... 39

1.2 ... Update, Upgrade, Vollversion ... 43

1.3 ... Diese Mindestanforderungen muss Ihr Rechner erfüllen ... 45

1.4 ... Office installieren ... 46

1.5 ... Der erste Start ... 47



2. Die Oberfläche kennenlernen ... 49


2.1 ... Die Benutzeroberfläche von Office kennenlernen ... 49

2.2 ... Das Menüband ... 54

2.3 ... Die Standardregisterkarten ... 62

2.4 ... Die Programmregisterkarten ... 63

2.5 ... Bedingte Registerkarten und Kontextbefehle ... 63

2.6 ... Die Suchfunktion »Was möchten Sie tun?« nutzen ... 66

2.7 ... Die Backstage-Ansicht verwenden ... 70

2.8 ... Die Symbolleiste für den Schnellzugriff ... 75

2.9 ... Die Livevorschau nutzen ... 77

2.10 ... So individualisieren Sie Ihre Office-Ansicht ... 79

2.11 ... Tastenkombinationen, die Ihnen das Leben leichter machen ... 81



3. Office 2019 -- Neuerungen in der Kurzübersicht ... 83


3.1 ... Neues in Office 2019 ... 83

3.2 ... Neues in Word 2019 ... 87

3.3 ... Neues in Excel 2019 ... 89

3.4 ... Neues in PowerPoint 2019 ... 89

3.5 ... Neues in Outlook 2019 ... 91

3.6 ... Neues in OneNote ... 92




Teil II Texte schreiben mit Word ... 95



4. Die Oberfläche von Word 2019 kennenlernen ... 97


4.1 ... Wo finde ich was? -- Die wichtigsten Registerkarten ... 97

4.2 ... Die Ansicht bequem an Ihre Arbeit anpassen ... 107

4.3 ... Zusätzliche Elemente ein- und ausblenden ... 109

4.4 ... Die Darstellungsgröße optimieren ... 114

4.5 ... Die Statusleiste anpassen ... 116

4.6 ... Mit Fenstern umgehen ... 117



5. Erste Schritte mit Word 2019 ... 119


5.1 ... Ein neues Dokument beginnen ... 119

5.2 ... Schnell zum Ziel mit Onlinevorlagen von Office.com ... 124

5.3 ... Formatvorlagen, Designs und Deckblätter nutzen ... 124

5.4 ... Dokumente formatieren ... 133

5.5 ... Textinhalte markieren, kopieren, ausschneiden, einfügen ... 144

5.6 ... Den Einfüge- und Überschreibmodus nutzen ... 150

5.7 ... Mit Aufzählungen, Nummerierungen und Listen arbeiten ... 152

5.8 ... Die Absatzeinstellungen anpassen ... 157

5.9 ... Textinhalte in großen Dokumenten suchen ... 160

5.10 ... Fehlerhafte Bearbeitungen rückgängig machen ... 162

5.11 ... Dokumente speichern ... 163

5.12 ... Zuletzt verwendete Office-Dokumente öffnen ... 166

5.13 ... Tastenkombinationen für die Arbeit mit Word-Dokumenten ... 169

5.14 ... Wichtige grundlegende Programmeinstellungen festlegen ... 170

5.15 ... Wenn Sie einmal Hilfe brauchen ... 174



6. Das Seitenlayout festlegen ... 175


6.1 ... Ein wenig Fachkunde ... 175

6.2 ... Die Seitenränder des Dokuments einrichten ... 177

6.3 ... Einzüge und Abstände anpassen ... 181

6.4 ... Hoch- oder Querformat wählen ... 185

6.5 ... Abschnitte in einem Dokument unterschiedlich formatieren ... 186

6.6 ... Wasserzeichen, Grafiken und Farben als Hintergrund nutzen ... 190

6.7 ... Mit Designs arbeiten ... 197

6.8 ... Umbrüche benutzen ... 200

6.9 ... Zeilennummerierungen einsetzen ... 203

6.10 ... Ein Dokument in Spalten unterteilen ... 205

6.11 ... Ebenen definieren und Dokumentstrukturen anpassen ... 206

6.12 ... Objekte ausrichten, gruppieren und drehen ... 210

6.13 ... Weblayouts erstellen ... 213

6.14 ... Die Dokumenteigenschaften in der Backstage-Ansicht anpassen ... 216



7. Vorlagen verwenden ... 219


7.1 ... Dokumentvorlage vs. Formatvorlage ... 219

7.2 ... Dokumentvorlagen verwenden ... 220

7.3 ... Mit Formatvorlagen arbeiten ... 228



8. Gestaltungselemente einfügen ... 237


8.1 ... Textfelder hinzufügen ... 237

8.2 ... Grafiken einbinden ... 239

8.3 ... Verweise und Verzeichnisse einfügen ... 257

8.4 ... Mit Kopf- und Fußzeilen arbeiten ... 277

8.5 ... Tabellen in Word einfügen ... 282



9. Mit Beschriftungen und Serienbriefen arbeiten ... 291


9.1 ... Umschläge beschriften ... 291

9.2 ... Etiketten mit Word anfertigen ... 293

9.3 ... Einen Serienbrief erstellen ... 296

9.4 ... Regeln aufstellen ... 307

9.5 ... Standardformulierungen in Schnellbausteinen festhalten ... 312



10. Dokumente überprüfen ... 315


10.1 ... Die Silbentrennung nutzen ... 315

10.2 ... Den Thesaurus verwenden ... 318

10.3 ... Recherchieren und Übersetzen ... 321

10.4 ... Dokumente korrigieren ... 323

10.5 ... Die Einstellungen für das Nachverfolgen von Änderungen anpassen ... 325

10.6 ... Mit Kommentaren arbeiten ... 328

10.7 ... Dokumente akustisch überprüfen ... 329

10.8 ... Barrierefreiheit überprüfen ... 331

10.9 ... Mit OneNote Notizen einfügen und verknüpfen ... 333

10.10 ... Ähnliche Dokumente vergleichen ... 334



11. Word-Dateien drucken ... 337


11.1 ... Die Druckeinstellungen in der Backstage-Ansicht festlegen ... 337

11.2 ... Den Schnelldruck verwenden ... 343



12. Dokumente im Team bearbeiten ... 345


12.1 ... Mit Berechtigungen arbeiten ... 345

12.2 ... Bearbeitung für verschiedene Autoren einschränken ... 348

12.3 ... Verschiedene Dokumentversionen verwalten ... 349

12.4 ... Ein Dokument als E-Mail-Anhang an einen Kollegen senden ... 352

12.5 ... Dokumente auf OneDrive und SharePoint freigeben ... 353

12.6 ... Mit Word Online Dokumente bearbeiten ... 359

12.7 ... Ein Office-Dokument auf einem Weblog veröffentlichen ... 361



13. Word einrichten und anpassen ... 363


13.1 ... Die Programmeinstellungen individualisieren ... 363

13.2 ... Das Menüband anpassen ... 367

13.3 ... Häufig verwendete Befehle in der Symbolleiste für den Schnellzugriff ablegen ... 370




Teil III Kalkulieren und Analysieren mit Excel ... 371



14. Die Oberfläche von Excel 2019 kennenlernen ... 373


14.1 ... Datenbank vs. Tabellenkalkulation: Wo ist der Unterschied? ... 373

14.2 ... Grundlagen zur Arbeit mit Arbeitsmappen und Tabellenblättern ... 373

14.3 ... Wo finde ich was? -- Die wichtigsten Registerkarten ... 376

14.4 ... Zwischen Ansichten wechseln ... 378

14.5 ... Zusätzliche Elemente ein- und ausblenden ... 380

14.6 ... Die Darstellungsgröße ändern ... 381

14.7 ... Die Statusleiste optimieren ... 383

14.8 ... Mit mehreren Fenstern arbeiten ... 383



15. Erste Schritte mit Excel 2019 ... 389


15.1 ... Ein neues Dokument beginnen ... 389

15.2 ... Schnell zum Ziel mit Vorlagen von Office.com ... 390

15.3 ... Mit Zahlenformatvorlagen arbeiten ... 392

15.4 ... Navigation in Tabellendokumenten ... 396

15.5 ... Bestimmte Werte mit einer bedingten Formatierung hervorheben ... 398

15.6 ... Tabellendokumente formatieren ... 405

15.7 ... Das Kontextmenü als wichtiges Hilfsmittel verwenden ... 408

15.8 ... Die Windows-Zwischenablage in Excel nutzen ... 410

15.9 ... Zellen und benannte Bereiche markieren ... 411

15.10 ... Datenreihen mit der AutoAusfüllen-Funktion schnell ergänzen ... 412

15.11 ... Der richtige Umgang mit Zeilen und Spalten ... 414

15.12 ... Summen und Mittelwerte bilden ... 415

15.13 ... Wie Sie eine umfangreiche Tabelle richtig planen und umsetzen ... 419



16. Mit Tabellendokumenten arbeiten ... 421


16.1 ... Zellen verbinden und mit Überschriften versehen ... 421

16.2 ... Tabellen mithilfe von Designs gestalten ... 424

16.3 ... Schnellformatvorlagen nutzen ... 426

16.4 ... Hintergrundfarben verwenden ... 430

16.5 ... ClipArts (Online-Bilder) einfügen ... 434

16.6 ... SmartArt-Grafiken einbauen ... 444

16.7 ... Tabellendokumente: kreative oder sachliche Gestaltung? ... 453

16.8 ... Mit umfangreichen Tabellendokumenten arbeiten ... 454

16.9 ... Tabellendokumente speichern, drucken und veröffentlichen ... 461



17. Mit Formeln und Funktionen arbeiten ... 465


17.1 ... Operatoren, ihre Bedeutung und Rangfolge ... 465

17.2 ... Relative und absolute Zellbezüge ... 467

17.3 ... Die richtige Formel über die Listenfelder auswählen ... 477

17.4 ... Formeln direkt in eine Tabelle eingeben ... 479

17.5 ... Mit Datums- und Zeitwerten rechnen ... 480

17.6 ... Ergebnisse mit der Schnellanalyse erzeugen ... 487

17.7 ... Matrixformeln verwenden ... 489

17.8 ... Funktionen über den Funktionsassistenten suchen ... 492

17.9 ... Finanzmathematische Funktionen ... 494

17.10 ... Statistische Funktionen ... 497

17.11 ... Logische Funktionen nutzen ... 499

17.12 ... Mit umfangreichen Formeln arbeiten ... 501

17.13 ... Daten aus dem Web und aus Access-Datenbanken importieren ... 505

17.14 ... Fehlermeldungen verstehen und die Fehlerursache beheben ... 508

17.15 ... Das Überwachungsfenster gebrauchen ... 510

17.16 ... Gültigkeitsprüfung durchführen ... 511



18. Mit Formularen arbeiten ... 515


18.1 ... Diese Formularsteuerelemente kennt Excel ... 515

18.2 ... Ein Formular für die Dateneingabe erstellen ... 518

18.3 ... Mit VBA-Code arbeiten ... 523

18.4 ... Ein Tabellenblattformular erstellen ... 529



19. Daten filtern und sortieren ... 537


19.1 ... Daten schnell alphabetisch sortieren ... 537

19.2 ... Umfangreiche Sortierungen durchführen ... 539

19.3 ... Daten anhand bestimmter Merkmale filtern (AutoFilter) ... 543



20. Daten mit Diagrammen anschaulich auswerten ... 549


20.1 ... Diese Diagrammtypen kennt Excel 2019 ... 549

20.2 ... Ein Diagramm erstellen ... 550

20.3 ... Diagramme mit Layouts und Formatvorlagen gestalten ... 555

20.4 ... Einzelne Diagrammelemente gestalten ... 560

20.5 ... Welches Element soll sich wo befinden? -- Schnelllayouts verwenden ... 566

20.6 ... Diagrammelemente bearbeiten ... 567

20.7 ... Legenden erstellen und editieren ... 576

20.8 ... Daten richtig beschriften ... 577

20.9 ... Achsen und Skalierungen ändern ... 582

20.10 ... Flächenkartogramme erstellen ... 588

20.11 ... Mit Verbindungslinien, Trendlinien und Fehlerindikatoren arbeiten ... 589

20.12 ... Minidiagramme in Tabellenzellen einsetzen: Sparklines ... 594



21. Pivot-Tabellen und die Was-wäre-wenn-Analyse ... 597


21.1 ... Mit Pivot-Tabellen arbeiten ... 597

21.2 ... Pivot-Tabellen mit der Funktion »Datenschnitt« filtern ... 605

21.3 ... So analysieren Sie umfangreiche Tabellendaten mit PivotCharts ... 607

21.4 ... Power Pivot ... 609

21.5 ... Die Was-wäre-wenn-Analyse ... 611

21.6 ... Was-wäre-wenn-Analyse mit dem Solver ... 614



22. Tipps und Tricks für den Excel-Alltag ... 619


22.1 ... Zeilen, Spalten und Fenster fixieren ... 619

22.2 ... Mit Listenfeldern arbeiten ... 620

22.3 ... Oft verwendete Tabellendokumente als Vorlage festhalten ... 623

22.4 ... Eigene Designs und Tabellenformatvorlagen erstellen ... 626

22.5 ... Mit Excel Online Tabellendokumente online bearbeiten ... 629



23. Excel einrichten und anpassen ... 633


23.1 ... Die wichtigsten Optionen in Excel 2019 ... 633

23.2 ... Optionen für den Umgang mit Berechnungen ... 636

23.3 ... So passen Sie Excel an Ihre Bedürfnisse an ... 638




Teil IV E-Mails und Termine im Griff mit Outlook ... 647



24. Die Outlook-Oberfläche kennenlernen ... 649


24.1 ... Wo finden Sie was? -- Die wichtigsten Registerkarten ... 649

24.2 ... Die Bereiche im Outlook-Nachrichtenfenster ... 651

24.3 ... Nachrichtenelemente sortieren und in Gruppen anzeigen ... 654

24.4 ... Das Erinnerungsfenster nutzen ... 656

24.5 ... Die Ansichtseinstellungen verwenden ... 659

24.6 ... IMAP, Exchange oder POP3 ... 661



25. Erste Schritte mit Outlook 2019 ... 671


25.1 ... Ein neues E-Mail-Konto einrichten ... 671

25.2 ... Nachrichten und Adressen importieren ... 673

25.3 ... Nachrichten abrufen, schreiben und beantworten ... 680

25.4 ... Designs, Briefpapier und andere gestalterische Elemente verwenden ... 689

25.5 ... Mit Prioritäten arbeiten ... 691

25.6 ... Für Übersichtlichkeit sorgen: Ordner erstellen und verwalten ... 692



26. Der richtige Umgang mit Spam ... 695


26.1 ... Eine Unterhaltung ignorieren ... 695

26.2 ... Absender und Domains mit dem Junk-E-Mail-Filter sperren ... 697

26.3 ... Nachrichtenregeln zum Schutz vor unerwünschten E-Mails erstellen ... 700



27. Nachrichtenordner pflegen ... 703


27.1 ... Nachrichten sortieren ... 703

27.2 ... Mit Kategorien für mehr Übersicht sorgen ... 705

27.3 ... Nachrichten mit Regeln automatisch in bestimmte Ordner verschieben ... 708

27.4 ... Archivfunktionen nutzen ... 714



28. Ein Adressbuch anlegen und verwalten ... 719


28.1 ... Adressen aus E-Mails übernehmen ... 719

28.2 ... Einen neuen Kontakt anlegen ... 720

28.3 ... Adresseinträge suchen, sortieren und pflegen ... 722

28.4 ... Visitenkarten und Signaturen verwenden ... 726

28.5 ... Mit LDAP-Adressbüchern arbeiten ... 730

28.6 ... Zusammengehörige Kontakte gruppieren und kategorisieren ... 732

28.7 ... Kontakte in andere Dateiformate exportieren ... 737



29. Termine und Aufgaben planen ... 739


29.1 ... Die optimale Kalenderoption für Ihre Bedürfnisse wählen ... 739

29.2 ... Termine und Terminserien eintragen ... 744

29.3 ... Einen Internetkalender einrichten und veröffentlichen ... 750

29.4 ... Eine Aufgabe erstellen ... 751

29.5 ... Aufgaben sortieren und verwalten ... 753

29.6 ... Mit Nachverfolgungen arbeiten ... 756



30. Notizen nutzen ... 759


30.1 ... Notizen erstellen und verwalten ... 759

30.2 ... Notizen in Kalendereinträge exportieren ... 762

30.3 ... Outlook mit OneNote verknüpfen ... 763



31. Outlook im Team einsetzen ... 769


31.1 ... Mit Besprechungsanfragen arbeiten ... 769

31.2 ... Abstimmungen erstellen ... 772

31.3 ... Kalender freigeben und versenden ... 774

31.4 ... Termine und Besprechungseinträge per E-Mail senden ... 777



32. Die wichtigsten Outlook-Einstellungen ... 779


32.1 ... Einstellungen zur Arbeit mit Nachrichten ... 779

32.2 ... Sicherheitseinstellungen ... 782

32.3 ... Einstellungen für die Arbeit mit Aufgaben und Terminen ... 784



33. Tipps und Tricks für den Umgang mit Outlook ... 787


33.1 ... Elemente direkt über das Windows-Kontextmenü versenden ... 787

33.2 ... Mit Schnellbausteinen häufig verwendete Formulierungen festhalten ... 792

33.3 ... Wenn Sie einmal nicht da sind: automatische Antworten senden ... 794

33.4 ... Häufige Arbeitsschritte in QuickSteps festhalten ... 799

33.5 ... Telefonlisten und Kalendereinträge drucken ... 801




Teil V Präsentieren mit PowerPoint ... 805



34. Die PowerPoint-Oberfläche kennenlernen ... 807


34.1 ... Wo finden Sie was? -- Die wichtigsten Registerkarten ... 807

34.2 ... Die verschiedenen Ansichten richtig nutzen ... 811

34.3 ... Raster, Linien und Lineale bei Bedarf zuschalten ... 817



35. Erste Schritte mit PowerPoint 2019 ... 821


35.1 ... Kreativ oder sachlich? -- Den richtigen Stil wählen ... 821

35.2 ... Dank passender Vorlagen schnell eine Präsentation erstellen ... 822

35.3 ... Neue Folien einfügen und mit Inhalt füllen ... 830

35.4 ... Folienlayout schnell ändern ... 841

35.5 ... Folien-, Handzettel- und Notizenmaster verwenden ... 842



36. Folien gestalten ... 849


36.1 ... Übergänge und Folienwechsel einrichten ... 849

36.2 ... Mit Animationen arbeiten ... 863

36.3 ... Animationspfade ... 876

36.4 ... Diagramme animieren ... 892

36.5 ... Präsentationen mit Audio- und Videodateien aufwerten ... 897



37. Bildschirmpräsentationen ... 907


37.1 ... Eine Bildschirmpräsentation starten ... 907

37.2 ... Eine zielgruppenorientierte Bildschirmpräsentation erstellen ... 912

37.3 ... Weitere benutzerdefinierte Bildschirmpräsentationen erstellen ... 920

37.4 ... Nicht benötigte Folien ausblenden ... 924

37.5 ... Folien zoomen ... 925

37.6 ... Die Anzeigedauer der Folien festlegen ... 927

37.7 ... Kommentare und Mediensteuerelemente ausblenden ... 929

37.8 ... Die Auflösung Ihrer Präsentation optimieren ... 930

37.9 ... Mit zwei Bildschirmen arbeiten: die Referentenansicht ... 931

37.10 ... Eine Bildschirmpräsentation per Remoteverbindung übertragen ... 934



38. Präsentationen speichern, drucken und als Video ausgeben ... 937


38.1 ... Die Eigenschaften einer Präsentation einsehen und bearbeiten ... 937

38.2 ... Eine Präsentation speichern ... 940

38.3 ... Vor dem Druck: Präsentationen in einzelne Abschnitte einteilen ... 942

38.4 ... Präsentation als Video ausgeben ... 945



39. PowerPoint 2019 im Teameinsatz ... 947


39.1 ... Mit Berechtigungen und Freigaben arbeiten ... 947

39.2 ... Mit PowerPoint Online eine Präsentation auf OneDrive bearbeiten ... 954

39.3 ... Eine Präsentation versenden ... 955



40. Tipps und Tricks für die Arbeit mit Präsentationen ... 957


40.1 ... WordArt-Effekte in einer Folie verwenden ... 957

40.2 ... Schnell und einfach ein Fotoalbum erstellen ... 961

40.3 ... Mit einer Vorlage einen Adventskalender erstellen ... 965




Teil VI Office-Anwendungen im Zusammenspiel ... 969



41. Anwendungsübergreifende Funktionen ... 971


41.1 ... Die Zwischenablage nutzen ... 971

41.2 ... Dokumente schreibgeschützt öffnen ... 975

41.3 ... Hyperlinks auf andere Dateien setzen ... 979



42. Datenaustausch zwischen Office-Anwendungen ... 985


42.1 ... Einfügen oder verknüpfen? ... 985

42.2 ... Objekte aus anderen Programmen einfügen ... 985

42.3 ... Word 2019 -- Daten aus Excel und Access übernehmen ... 987

42.4 ... Excel 2019 -- Daten aus Word und Access verwenden ... 998

42.5 ... PowerPoint 2019 -- Word- und Excel-Daten nutzen ... 1007

42.6 ... Outlook 2019 -- Kontakte aus Excel importieren ... 1013



43. Kompatibilität zwischen Versionen ... 1015


43.1 ... Den Kompatibilitätsmodus nutzen ... 1015

43.2 ... Office-Dateien konvertieren ... 1017



44. Dokumente gemeinsam bearbeiten ... 1021


44.1 ... Mit OneDrive Dokumente austauschen ... 1021

44.2 ... Dokumente mit den Office Web Apps online bearbeiten ... 1030

44.3 ... SharePoint aktivieren ... 1033




Teil VII Makros in Microsoft Office ... 1035



45. Wozu verwendet man Makros? ... 1037


45.1 ... Makros -- eine kurze Einführung ... 1037

45.2 ... Beispiele für typische Makroaufgaben ... 1042



46. Makros in der Praxis ... 1045


46.1 ... Makros in Word ... 1045

46.2 ... Makros in Excel ... 1056




Teil VIII Anhang ... 1063



A. Tastaturbefehle ... 1065


B. Hilfreiche Internetseiten ... 1071


C. Glossar ... 1073




Stichwortverzeichnis ... 1077