Dokumenten-Management-Systeme - Nutzen und Kosten

Diplomarbeit aus dem Jahr 2000 im Fachbereich Informatik - Wirtschaftsinformatik, Note: 1,3, Hochschule für Technik und Wirtschaft Berlin (Wirtschaftswissenschaften), Sprache: Deutsch, Abstract: Inhaltsangabe:Einleitung:
Die vorliegende Diplomarbeit bietet einen allgemeinen Überblick über Dokumenten- Management- Systeme (DMS). Sie zeigt differenziert die Kostentreiber von DMS auf und stellt diesen die Nutzenpotentiale gegenüber.
Es wurden 30 DMS- Anwendungen in drei DMS- Typen klassifiziert:
- elf Archiv- Systeme mit Dokumentenimport mittels Scannen.
- 14 Archiv- Systeme mit Dokumentenimport mittels COLD- Schnittstelle.
- fünf Dokumenten- Management- Systeme im engeren Sinne.
Die Kosten dieser Systeme betragen für den internen Aufwand 33%, für Software 28%, für Hardware 23% und für die externe Beratung 16% der Anschaffungskosten. Diese rechnerisch ermittelte prozentuale Verteilung der einmaligen Kosten eines DMS bestätigt die Erfahrungen der mit der Einführung von DMS vertrauten Beratern von KPMG.
Eine einheitliche Aussage über die Höhe der Anschaffungskosten von DMS kann nicht getroffen werden. Die Ergebnisse zeigen jedoch, daß ein Archiv mit klassischem Dokumentenimport mittels Scannen doppelt so viel pro Arbeitsplatz in der Anschaffung kostet als ein Archiv mit COLD- Schnittstelle. Die durchschnittlichen jährlichen Kosten pro Arbeitsplatz sind bei den drei untersuchten DMS- Typen annähernd gleich.
Ein Dokumenten- Management- System amortisiert sich in kurzer Zeit. Die untersuchten Systeme weisen eine durchschnittliche Amortisationszeit von 2 Jahren auf.
Der Nutzen eines Dokumenten- Management- Systems liegt sowohl im quantitativen als auch im qualitativen Bereich und ist nur zum Teil monetär bewertbar. Ein DMS führt zu finanziellen Einsparungen durch kürzere Zugriffs- und Ablagezeiten, Transportzeiten und Suchzeiten der Dokumente. Es führt zu einer Reduzierung der Bürosystemkosten und des Platzbedarfs. Monetär schwer zu beziffernde weitere Vorteile von DMS liegen im dezentralen, gleichzeitigen Zugriff mehrerer User, im einfacheren Sichern und Kopieren der Dokumente und in der Vermeidung von Medienbrüchen.
Weitere Gründe für die Einführung eines DMS liegen im qualitativen Bereich. Schnell vorliegende, verbesserte Informationen führen zu einer höheren Auskunftsbereitschaft und damit zu einer Erhöhung der Kundenorientierung.
Inhaltsverzeichnis:Inhaltsverzeichnis:
1.Einleitung1
1.1Allgemeines1
1.2Der DMS-Markt2
1.3Zielsetzung und Aufbau dieser Arbeit3
2.Daten und Dokumente4
2.1Definition Daten4
2.2Definition Dokument5
2.3Dokumentenarten6
2.3.1Einführung6
2.3.2Coded Information- Dokumente6
2.3.3Non Coded Information-Dokumente6
2.3.4Elementar-Dokumente7
2.3.5Compound-Dokumente7
2.3.6Container-Dokumente7
2.3.7Selbstbeschreibende elektronische Dokumente7
2.4Integrationsstufen von Dokumenten und Programmen in einem Unternehmen8
2.4.1Einführung8
2.4.21. Integrationsstufe8
2.4.32. Integrationsstufe9
2.4.43. Integrationsstufe9
2.4.54. Integrationsstufe10
3.Dokumenten-Management-Systeme11
3.1Allgemeines11
3.1.1Das Baukastenprinzip von DMS11
3.1.2Einordnung12
3.1.3Archivierung14
3.1.4Dokumenten- Management im engeren Sinne15
3.1.5Workflow16
3.2Funktionalität von Dokumenten-Management-Systemen18
3.2.1Erfassen18
3.2.2Dokumenten-Management22
3.2.3Indizieren23
3.2.4Speichern24
3.2.5Verwalten26
3.2.6Retrieval26
3.2.7Administrieren28
3.3Anforderungskriterien an ein DMS31
3.3.1Allgemeines31
3.3.2Funktionale Anforderungen31
3.3.3Systemanforderungen38
3.3.4Rechtliche Aspekte der Archivierung von Dokumenten40
3.3.5Code of Practice des VOI42
3.4Implementierung von DMS in ...