Projektmanagement im Handwerksbetrieb

Am 1. Dezember 2014 ist die Verordnung über die Prüfung zum anerkannten Fortbildungsabschluss „Geprüfte/r Fachmann/-frau für kaufmännische Betriebsführung nach der Handwerksordnung“ in Kraft getreten. In dieser Verordnung werden als Inhalte dieser Fortbildungsprüfung die drei Handlungsbereiche „Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen beurteilen“, „Gründungs- und Übernahmeaktivitäten vorbereiten, durchführen und bewerten“ sowie „Unternehmensführungsstrategien entwickeln“ genannt. Neben diesen drei Handlungsbereichen, welche die Inhalte zum Teil III der Meisterprüfung im Handwerk und handwerksähnlichen Gewerben darstellen, wird der Abschluss „Geprüfte/r Fachmann/-frau für kaufmännische Betriebsführung nach der Handwerksordnung“ um vier weitere Wahlpflichthandlungsbereiche ergänzt:
•Informations- und Kommunikationstechnologien nutzen
•Kommunikations- und Präsentationstechniken im Geschäftsverkehr einsetzen,
•Buchhaltung im Handwerksbetrieb unter Einsatz branchenüblicher Software umsetzen und
•Projektmanagement im Handwerksbetrieb umsetzen.
Dieses Buch beschäftigt sich mit den Inhalten des Wahlpflichthandlungsbereichs
„Projektmanagement im Handwerksbetrieb umsetzen“.
Dabei werden zunächst die Grundlagen gelegt und Begrifflichkeiten definiert, ehe Methoden, Verfahren und Techniken der Projektplanung, -steuerung und -kontrolle beschrieben sowie die Vorgehensweise eines erfolgreichen Projektabschlusses erläutert werden. Zudem wird die Notwendigkeit von Kommunikations- und Konfliktlösungskompetenzen in Projekten hervorgehoben.
Bei den Ausführungen wird auf den Aufbau von Handlungs- und Problemlösungskompetenzen auf Seiten der Lernenden abgezielt. Obwohl sich die Voraussetzungen, die Ziele und die Art der Durchführung von Projekten je nach Tätigkeitsfeld deutlich unterscheiden, wird versucht, den Lernenden neben den Begrifflichkeiten die praktischen Anwendungsmöglichkeiten der Methoden und Techniken im Projektmanagement näher zu bringen. Diese sollen später in der Praxis auf die jeweilige Handlungssituation bezogen, passgenau angewendet werden können.
Nach den Erläuterungen folgen jeweils am Ende der Kapitel Wiederholungsfragen, die sowohl im Unterricht als auch im Selbststudium eingesetzt werden können. Durch diese Wiederholungsfragen wird eine lernprozessbegleitende Kontrolle genauso ermöglicht wie eine rationelle Vorbereitung auf die Prüfung.

Wahlpflichthandlungsbereich:
Projektmanagement im Handwerksbetrieb umsetzen 11
1. Projekt initiieren und definieren 11
1.1 Bedeutung des Projektmanagements 11
1.2 Interdisziplinarität im Projektmanagement 12
1.3 Merkmale eines Projekts 15
1.4 Zentrale Begriffe 16
1.5 Akteure im Projekt 17
1.5.1 Auftraggeber 17
1.5.2 Projektleiter 18
1.5.3 Projektcontroller 18
1.5.4 Projektteam 19
1.5.5 Steuerungs-/Lenkungsgremium 19
1.5.6 Projektumfeld/Stakeholder 19
1.6 Projektstart 20
1.6.1 Projektideen 20
1.6.2 Kreativitätstechniken 20
1.7 Projektantrag 22
1.8 Projektskizze 23
1.9 Projektauftrag 23
Wiederholungsfragen 25
2. Projekt planen 27
2.1 Projektorganisationsformen 27
2.1.1 Stabs-Projektorganisation 27
2.1.2 Matrix-Projektorganisation 29
2.1.3 Reine Projektorganisation 31
8
Inhalt
2.2 Ziel- und Umfeldplanung 33
2.2.1 Zielplanung 33
2.2.2 Umfeldplanung 37
2.3 Projektstrukturplanung 38
2.3.1 Phasenplan 38
2.3.2 Projektstrukturplan (PSP) 41
2.4 Ablauf- und Terminplanung 45
2.4.1 Vorgangsliste 46
2.4.2 Netzplantechnik 48
2.4.3 Balken-/Gantt-Diagramm 54
2.5 Einsatzmittelplanung 56
2.5.1 Einsatzmittel/Ressourcen 57
2.5.2 Einsatzmittelliste 57
2.5.3 Einsatzmittelplan/Ressourcen-Belastungs-Diagramm 58
2.5.4 Reaktionsmöglichkeiten 59
2.6 Kosten- und Finanzplanung 60
2.6.1 Kostenplanung 60
2.6.2 Finanz-/Liquiditätsplanung 60
2.7 Risikomanagement 61
2.7.1 Identifizieren der möglichen Risiken 61
2.7.2 Bewerten der identifizierten Risiken 62
2.7.3 Planung von Gegenmaßnahmen 63
2.7.4 Überwachen und Steuern der Risiken 63
2.8 Softwareeinsatz im Projektmanagement 64
2.8.1 Standardansicht „Gantt-Diagramm“ 64
2.8.2 Ansicht „Ressource: Tabelle“ 67
2.8.3 Ansicht „Netzplandiagramm“ 69
2.8.4 Anpassung an projektspezifische Gegebenheiten 69
2.9 Anforderungen an Projektleiter und Projektmitarbeiter 71
9
Inhalt
2.10 Externe Akteure 72
Wiederholungsfragen 73
3. Projektdurchführung überwachen und steuern 77
3.1 Projektkontrolle und -steuerung 77
3.1.1 Ist-Situation erfassen 79
3.1.2 Soll-Ist-Vergleich durchführen 82
3.1.3 Steuerungsmaßnahmen durchführen 85
3.2 Qualitätssicherung und Fehlervermeidung 86
3.2.1 Grundlagen für Qualität 87
3.2.2 Dokumentation und Berichterstattung 87
Wiederholungsfragen 89
4. Projektteam zusammenstellen und führen 91
4.1 Kommunikation im Projektablauf 91
4.1.1 Sender-Empfänger-Modell 91
4.1.2 Kommunikation nach Watzlawick 92
4.1.3 Eisbergmodell 93
4.1.4 Vier-Ohren-Modell 94
4.1.5 Tipps zur Verbesserung des Kommunikationsverhaltens 96
4.1.6 Kommunikationsformen in Projekten 97
4.2 Konfliktmanagement in Projekten 98
4.2.1 Entstehung von Konflikten 98
4.2.2 Eskalationsmodell nach Friedrich Glasl 99
4.3 Verhalten bei Widerständen und Krisen 100
4.3.1 Chancen und Vorteile von Konflikten 100
4.3.2 Konfliktlösung nach dem Harvard-Konzept 101
4.3.3 Konfliktgespräche 102
4.4 Teambuilding und Umgang mit Mitarbeitern 103
4.4.1 Autoritärer Führungsstil 103
10
Inhalt
4.4.2 Kooperativer Führungsstil 103
4.4.3 Laissez-faire-Führungsstil 104
4.5 Teamentwicklung im Projekt 104
4.5.1 Phase 1 „Forming“ 105
4.5.2 Phase 2 „Storming“ 105
4.5.3 Phase 3 „Norming“ 105
4.5.4 Phase 4 „Performing“ 106
4.5.5 Phase 5 „Adjourning“ 106
4.6 Motivation 106
4.7 Relevanz von Projektmeetings 107
4.7.1 Kick-off-Meeting 108
4.7.2 Regelmäßige Projektsitzungen 108
4.7.3 Organisation und Moderation von Besprechungen 109
Wiederholungsfragen 110
5. Projekt abschließen 113
5.1 Projektabschluss 113
5.1.1 Abschlussbericht 113
5.1.2 Abschlussworkshop 114
5.2 Abnahme und Projektkontrolle 114
5.2.1 Projektabnahme 114
5.2.2 Projektkontrolle 115
5.3 Projektdokumentation 116
5.4 Projektpräsentation 117
5.5 Projektlernen 118
Wiederholungsfragen 120
Lösungen zu den Wiederholungsfragen 121
Stichwortverzeichnis 123